INHALT
1. Vorbereitung des Schriftgutes
2. Verfilmung
3. Entwickeln des Films und Filmkontrolle
4. Prüfung des Verfilmungsergebnisses
5. Vernichtung des verfilmten Schriftgutes
Vorbemerkung:
Mikroverfilmte Bestände lassen sich grundsätzlich besser vor unberechtigten Zugriff schützen als herkömmlich organisierte Archivbestände in Papierform. Die Anwendung von Datensicherungsmaßnahmen auf Mikrofilme und Mikrofiche ist wirksamer. Außerdem existieren eine Reihe technischer Datensicherungsmaßnahmen, die auf das Medium "Papier" in analoger Weise nicht übertragbar sind.
Folgende Sicherungsmaßnahmen sind nur bei Mikrofilm/-fiche-Archiven anwendbar:
- Der Mikrofilm/fiche-Bestand kann feuer- und zugriffssicher auf bewahrt
werden.
- Eine falsche Einordnung gelesener Dokumente ist nicht
möglich.
- Die Vollständigkeitskontrolle läßt sich
wesentlich leichter durchführen.
- Bestimmte Filme (C-Filme)
können nicht dupliziert werden.
- Leichtere Trennung der
Zugriffsberechtigung für Lesen und Kopieren (interessant für Archive
und Vorgänge, bei denen keine Kopien angefertigt werden dürfen) durch
technische Geräte (Aufstellen von Lesegeräten, bei denen die
Rückvergrößerung und das Erstellen von Kopien nicht
möglich ist).
- Die Zugriffsberechtigung auf bestimmte Vorgänge
läßt sich über "geblipte Filme" steuern, so daß ein
Zugriff auf die Seiten nur mit einem bestimmten Kennwort möglich ist.
Beim Vorgang der Verfilmung treten im Prinzip dieselben Probleme wie bei der Papierverarbeitung auf.
Arbeitsschritte bei der Mikroverfilmung sind
- die Vorbereitung des Schriftgutes (ggf. der Transport zur verfilmenden
Stelle),
- die eigentliche Verfilmung,
- Entwicklung des Films und die
Filmkontrolle,
- die Prüfung des Verfilmungsergebnisses,
- die
Vernichtung des verfilmten Schriftgutes,
die Verwaltung des
Mikrofilm/fiche-Bestandes.
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen
der Passivverfilmung (Altaktenbestände) und
der Aktivverfilmung
(aktuelle Vorgänge).
Bildträger sind
der Rollfilm,
das Jacket und
der Mikrofiche.
Bei den nachfolgend aufgeführten Sicherungsmaßnahmen ist eine Anwendung stets unter dem Grundsatz der Angemessenheit zu prüfen.
1. Vorbereitung des Schriftgutes
Aufbereitung des Schriftgutes zur Verfilmung:
- Entfernung der Metallteile
- Entfernung der Metallteile (Heft-,
Büroklammern u. ä.)
- Glätten, chronologisches Einordnen,
Sortieren, Reduzieren (z. B. Entfernen von Duplikaten)
- Durchnumerieren
der Vorgänge (bei besonders sensiblen Unterlagen)
- Abgabe zur
Verfilmungsstelle
- Transport zum Verfilmer
Risiken:
- Unvollständigkeit des Schriftgutes
Zusätzlich bei der
Verfilmung außer Haus:
· unzulässige Offenbarung
· Transportrisiken (Verlust, Diebstahl)
Sicherungsmaßnahmen:
- Stichprobenhafte Prüfung des Schriftgutes
- Zählung der
aufbereiteten Vorgänge (Schriftstücke)
- Aufbereitung durch
eigenes Personal
- sorgfältige Auswahl des Auftragnehmers nach
Sicherheitsstandard (eventl. Ortsferne)
- Vertragsgestaltung (Verpflichtung
zur Verschwiegenheit, Auflagen für Transport und Aufbewahrung)
-
Transportsicherungen
- Transport durch eigenes Personal
2. Verfilmung:
- Beachtung der geltenden DlN-Normen
- Verwendung der
Mikrofilm-Bildzeichen
- Einzelblattverfilmung:
· seitenweise
· blattweise Vorder- und Rückseite zugleich
·
Duplikatrollfilmerstellung in einem Arbeitsgang
- Anlage der Verfilmungskartei mit folgenden Informationen:
·
Aktenplannummer
· Sachgebiet
· Filmrollen-,
Zählerstandsnummer
· Fallidentifizierung
Risiken:
- Unvollständige Schriftgutverfilmung
- unbefugte Offenbarung
von Inhalten
- unberechtigte Nutzung des verfilmten Schriftgutes bis zur
Vernichtung
Zusätzlich bei Verfilmung außer Haus:
·
Transportrisiken
· unberechtigte Nutzung des verfilmten Schriftgutes
beim Auftragnehmer
Sicherungsmaßnahmen:
- Kennzeichnen der zu verfilmenden Unterlagen durch automatisches
Numerieren, Zählwerkkontrollen und Bearbeitungsstempel
- Einblendung
von Bildmarkennummern (Blips) zur späteren Zugriffskontrolle
-
Anmietung einer Verfilmungsanlage ("mobilen Kamera"), um eine
Außerhausverfilmung zu vermeiden und ggf. Verfilmung durch eigenes
Personal
- Verschluß des verfilmten Materials
- Kontrolle der
verbrauchten Rollfilme
- Speicherkontrolle (Verfilmer, Datum)
Bei Außerhausverfilmung:
· Verfilmung unter
Aufsicht eigenen Personals
· sorgfältige Auswahl des
Auftragnehmers (an der Sache uninteressiert) nach Sicherheitsstandards
· Eigentransport
· Transport in verschlossenen
Behältnissen
· Vollständigkeitskontrolle (soweit
möglich)
· ergänzende Absicherungen durch vertragliche
Regelungen
3. Entwickeln des Films und Filmkontrolle:
- Entwickeln der belichteten Rollfilme
- Duplizieren des Filmes
Risiken:
- Transportrisiken
- unberechtigte Anfertigung von Filmkopien
Sicherungsmaßnahmen:
- Eigenentwicklung
- Abzählen des Materials
- Vernichtung
der Testfilme
Zusätzlich bei Entwicklung außer Haus:
·
Transport per Kurier
· höherwertige Versandart auf dem Postweg
· Begleitpapiere (z. B. Anzahl der Filme, Längenangaben 35/65.
m)
· sorgfältige Auswahl des Auftragnehmers
·
ergänzende, vertragliche Absicherungen
· Verfilmung und
Entwicklung in einem Arbeitsgang
4. Prüfung des Verfilmungsergebnisses:
- Lesbarkeit des Filmes
- Wiedergabefähigkeit
(Rückvergrößerung)
- Verwendung der Bildzeichen
-
Vollständigkeit der Blattnummern innerhalb eines Falles (stichprobenweise;
bei Vorgabe numerierter Vorgänge)
- Anlegen der Verfilmungskartei mit
folgenden Informationen:
· Blip-Nummer
· Hinweis auf
Verbleib von Originalunterlagen
· Prüfvermerk
Risiken:
- unvollständige Verfilmung
- Verlust der Verfilmungskartei
Sicherungsmaßnahmen:
- Nachverfilmung fehlender Vorgänge/Blätter (Prüfung des
Filmes)
- Zugangssicherung
- Zugriffssicherung
- Verfilmung der
Verfilmungskartei in gewissen Zeitabständen (gleichzeitig oder
später)
5. Vernichtung des verfilmten Schriftgutes:
Risiken:
Unvollständige und schlechte Entsorgung
Sicherungsmaßnahmen:
- Vernichtung im eigenen Reißwolf
- Aufbewahrung im
abschließbaren Zwischenlager
- Transport und Vernichtung unter
Aufsicht, auch bei Auftragsvergabe
- sorgfältige Auswahl eines
Auftragnehmers nach Sicherheitsstandard
6. Verwaltung des Filmguts:
- Rollfilmverwaltung
- Jacketverwaltung
- Mikroficheverwaltung
- Erzeugung von Sicherungsbeständen
- Aufbewahrung der
Sicherungsbestände
- Löschen und Sperren von verfilmten
Einzelfällen
Risiken:
- Bestandsverlust
- unberechtigte Vervielfältigung von
Rollfilmen, Filmjackets und Mikrofiches
- unberechtigter Zugriff auf
Sicherungsbestände
Sicherungsmaßnahmen:
- Aufbewahrung unter Verschluß
- Aufbewahrung in
Schuppenordnern (leichtere Vollzähligkeitsprüfung)
- Kontrolle
der Ausgabe und Rückgabe des Filmguts
- Lesen unter Aufsicht
- nur
Lesegeräte zur Verfügung stellen
- Duplizieren nur nach Auftrag
- Rückgabe von Fehlverfilmungen
- Kontrolle des Dupliziervorgangs
(Zählwerk am Gerät)
- Protokoll über Dupliziervorgang (evt.
4-Augen-Prinzip)
- Arbeitsexemplar nicht duplizierbar durch Verwendung
entsprechenden Filmmaterials
- Trennung von Sicherungskopien und
Arbeitsexemplaren des Filmgutes
- Sicherungskopien räumlich oder
örtlich getrennt zugriffssicher lagern
- Vernichtung der
entsprechenden Verfilmungskarte karte beim Löschen eines Falles
-
Hinweis auf Verwendungssperre in der Verfilmungskarteikarte anbringen
-
Zählen der Rückvergrößerungskopien durch Abgleich mit
Aufträgen