über die Nutzung
der Telekommunikationsanlage
(TK-Anlage)
1. Gegenstand
Erfassung von Gesprächsdaten aller über die Telekommunikationsanlage (TK-Anlage) ............................................................... geführten Telefongespräche zum Zweck der Gebührenerhebung, -abrechnung und -kontrolle. Die Anlage zur Dienstvereinbarung regelt die organisatorisch-technische Abwicklung. Sie ist Bestandteil dieser Dienstvereinbarung.
2. Geltungsbereich
(1) Die Vereinbarung gilt für alle Nutzer der TK-Anlage .................................................... ......................................................................................................................................
(2) Folgende TK-Anschlüsse unterliegen nicht der Gesprächsdatenerfassung für Dienstgespräche:
(3) Die Fernsprechanschlüsse der Medienvertreter sind von dieser Regelung ausgenommen.
(4) Besucher haben die Möglichkeit, die ........................................................................... aufgestellten öffentlichen Kartentelefone zu nutzen.
3. Grundsätzliche Bestimmungen
(1) Die TK-Anlage dient der Unterstützung und Erleichterung des Fernsprechbetriebes sowie der Gebührenerhebung, -abrechnung und -kontrolle. Ihre Nutzung zu Zwecken der Leistungs- und Anwesenheitskontrolle ist ausgeschlossen. Eine Verknüpfung der nach der Anlage dieser Dienstvereinbarung erfassten Daten mit anderen Daten ist unzulässig.
(2) Für Einrichtung und Betrieb der Anlage gelten die Dienstanschlussvorschriften (DAV) in ihrer jeweils gültigen Fassung.
(3) Bei der Benutzung der Anlage ist in besonderem Maße der Grundsatz von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten. Alle Ferngespräche sind so vorzubereiten, dass sie möglichst schnell abgewickelt werden können.
(4) Gesprächsdaten ankommender und hausinterner Telefonate werden nicht gespeichert.
4. Datenschutz/Datensicherung
(1) Es sind alle in den §§ 21, 22 DSG M-V aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen in vollem Umfang anzuwenden. Das zur Gesprächserfassung eingesetzte Terminal und die hierzu verwendeten Datenträger werden so gesichert, dass Unbefugte keine Möglichkeit haben, die im System oder auf Datenträger gespeicherten Daten zu lesen, zu verändern, zu löschen oder zu entwenden. Alle Ausdrucke (Listen) werden so gesichert, dass Unbefugte sie nicht einsehen, verändern, vernichten oder entwenden können. Zur Einsichtnahme sind befugt:
- der
...............................................................................................................,
- der Fernmeldesachbearbeiter
.........................................................................
(in seiner Abwesenheit der
..........................................................................),
- namentlich festgelegter Mitarbeiter der Wartungsfirma in Bezug auf die
für die jeweilige Wartungsaufgabe notwendige Unterlage,
- der
Datenschutzbeauftragte
......................................................................... .
(2) Alle Mitarbeiter ................................................., die mit der Erfassung, Verarbeitung, Verteilung und Auswertung von Gesprächsdaten betraut sind, sowie das Wartungspersonal der für die TK-Anlage zuständigen Firma werden durch den Datenschutzbeauftragten .................................................. über die Datenschutzvorschriften belehrt und auf die Einhaltung des Datengeheimnisses nach dem Landesdatenschutzgesetz verpflichtet. Der zu verpflichtende Personenkreis wird in Abstimmung zwischen den Leitern einzelner Organisationseinheiten, wie ............................................................., und dem Datenschutzbeauftragten ..................................................................... festgelegt. Der Datenschutzbeauftragte .................................................. führt eine Namensliste der so verpflichteten und damit befugten Personen. Zugriff auf die TK-Anlage hat nur der in Absatz 1 aufgeführte Personenkreis.
Die Namensliste kann beim Datenschutzbeauftragten ............................................. oder beim ....................................... - Technischer Betriebsdienst - eingesehen werden.
(3) Wartungsarbeiten werden nur vom Fernmeldesachbearbeiter ......................................... oder von gesondert verpflichteten Personen privater Wartungsunternehmen bzw. des Anlagenherstellers durchgeführt. Letztere werden durch den Fernmeldesachbearbeiter kontrolliert und beaufsichtigt. Auf die Möglichkeit der Fernwartung wird verzichtet.
(4) Die Aufzeichnung von Gesprächsinhalten dienstlicher oder privater Telefongespräche ist ausgeschlossen.
(5) Der Datenschutzbeauftragte .............................................. hat bei der Erstellung dieser Dienstvereinbarung mitgewirkt. Veränderungen an der TK-Anlage, die den Gegenstand dieser Dienstvereinbarung berühren, bedürfen seiner Zustimmung.
5. Dokumentation
(1) Der Standort der Anlage, die verwendeten Hard- und Softwarekomponenten sowie deren Zweckbestimmung und die aktivierten Leistungsmerkmale werden dokumentiert.
(2) Bestandteil der Dokumentation sind weiterhin die Verfahrensweise bei Anträgen zur Veränderung von Leistungsmerkmalen und Berechtigungen sowie Art und Umfang ih-rer Aktivierung bzw. Deaktivierung.
(3) Diese Dokumentation ist vom Fernmeldesachbearbeiter ............................................ zu pflegen und von ihm unter Verschluss zu nehmen. Die Leitung der Dienststelle und der Personalrat können die Dokumentation jederzeit einsehen.
(4) Die Nutzer können ihren Nebenanschluss zeitweise sperren. Die dafür erforderlichen Code-Nummern sind vom Fernmeldesachbearbeiter zu vergeben und listengemäß festzuhalten.
(5) Die Nutzer dürfen private Telefongespräche führen. Die dafür erforderlichen Code-Nummern sind vom Fernmeldesachbearbeiter zu vergeben und listengemäß festzuhalten.
(6) Die Listen der Code-Nummern nach (4) und (5) sind vertraulich zu behandeln und unter Verschluss zu halten. Sie sind nur dem Fernmeldesachbearbeiter .............................. bekannt.
(7) Bei Ausscheiden eines Mitarbeiters sind die vergebenen Code-Nummern zu deaktivieren.
6. Beteiligung des Personalrates
(1) Die freigegebenen Leistungsmerkmale der TK-Anlage ergeben sich abschließend aus dieser Dienstvereinbarung. Änderungen der Zweckbestimmung der TK-Anlage sowie der Einsatz grundsätzlich neuer Hard- und Softwarekomponenten einschließlich ihrer Konfigurations- und Systemdaten unterliegen - sowie diese den Gegenstand der Dienstvereinbarung berühren - der Mitbestimmung durch den Personalrat. Die Verän-derungen sind jeweils in die Dokumentation nach Ziffer 5 aufzunehmen.
(2) Die Rechte des Personalrates, insbesondere auf - Hinzuziehung von Sachverständigen, - Entsendung von Personalratsmitgliedern zu Schulungsveranstaltungen, bleiben von dieser Nutzungsregelung unberührt.
7. Schlussbestimmungen
(1) Die Rechte der Mitarbeiter, insbesondere auf den Schutz der personenbezogenen Da-ten und auf Einschaltung des Personalrates oder des Datenschutzbeauftragten ................................................., bleiben von dieser Nutzungsregelung unberührt.
(2) Die Mitarbeiter .................................................. werden in geeigneter Weise über diese Regelungen informiert.
(3) Die Dienstvereinbarung kann mit Monatsfrist zum Schluss eines jeden Kalendervier-teljahres gekündigt werden. Sie bleibt jedoch so lange in Kraft, bis eine neue Dienst-vereinbarung abgeschlossen ist.
(4) Die Dienstvereinbarung tritt am ........................................ in Kraft. Gleichzeitig verliert die bisher geltende Dienstvereinbarung ihre Gültigkeit.
über die Nutzung
der Telekommunikationsanlage
(TK-Anlage)
1. Aktivierung TK-Anschluss
(1) Sollen bestimmte Anschlüsse der Anlage zeitweise gesperrt werden, erhalten die Nutzer des jeweiligen Anschlusses eine anschlussbezogene Code-Nummer. Sie ist nur dem betreffenden Mitarbeiter und dem Fernmeldesachbearbeiter ................................... bekannt.
(2) Mit der Code-Nummer wird eine unbefugte Benutzung des jeweiligen Telefonanschlusses ausgeschlossen.
(3) Nach dem Abschließen des Telefonapparates ist der Telefonhörer nochmals aufzunehmen. Anschließend ist eine beliebige Ziffer zwischen 1 und 9 einzugeben und der Telefonhörer aufzulegen. Damit wird die Anzeige der persönlichen Code-Nummer im Display über die Funktion der Wahlwiederholung ausgeschlossen.
2. Erfassung der Dienstgespräche
(1) Abgehende Dienstgespräche (Orts-, Nah- und Fernbereich) können nach Eingabe der Kennziffer "0" geführt werden. Folgende Gesprächsdaten werden erfasst:
- Nebenstellen-Nummer,
- Zielrufnummer (unter Verkürzung der
Zielrufnummer um die letzten vier Ziffern),
- Datum,
-
Gesprächsdauer,
- Anzahl der Gebühreneinheiten,
-
Gebührenbetrag.
(2) Der .......................................... oder sein Vertreter im Amt ist berechtigt, die unter (1) genannten Daten dienstlich geführter Gespräche von ihm ausgewählter TK-Anschlüsse mit dem Ziel zu überprüfen, eine missbräuchliche Nutzung der dienstlichen Fernmeldeeinrichtungen zu verhindern und ihre kostenbewusste Inanspruchnahme, z. B. Kurzfassen, zu fördern. Hierzu kann er den Fernmeldesachbearbeiter ............................................. beauftragen, entsprechende Auflistungen dienstlich geführter Gespräche auszudrucken. Der .................................................. und die betroffenen Beschäftigten erhalten eine komplette Auflistung dieser ausgedruckten Dienstgespräche. Der ..................................... kann die unmittelbaren Vorgesetzten von dieser stichprobenweisen Prüfung in Kenntnis setzen. Die komplette Auflistung verbleibt beim .............................................................. Die Anforderung muss aus technischen Gründen bis zum 10. Arbeitstag des darauffolgenden Quartals erfolgen.
(3) Die Nachweise sind nach Abschluss der Prüfung, jedoch spätestens sechs Wochen nach Quartalsende zu vernichten bzw. zu löschen. Die Kontrolle wird durch den Datenschutzbeauftragten .................................................... wahrgenommen.
3. Erfassung und Abrechnung der Privatgespräche
(1) Die Anmeldung eines privaten Telefongespräches erfolgt durch Eingabe einer vierstelligen Kennziffer vor der Wahl der Zielrufnummer. Mit der Eingabe der Kennziffer erteilt der Mitarbeiter auch seine Zustimmung zur Gesprächsdatenerfassung.
(2) Bei Privatgesprächen werden zur Gebührenabrechnung folgende Gesprächsdaten erfasst:
- Nebenstellen-Nummer,
- Anzahl der Gebühreneinheiten,
-
Gebührenbetrag.
(3) Gebühren für private Telefongespräche werden den Mitarbeitern ................................ quartalsweise nachträglich in Rechnung gestellt. Es wird pro Einheit die von der Telekom AG festgesetzte Gebühr berechnet.
Die Rechnungen enthalten folgende Daten:
- Nebenstellennummer der TK-Anlage,
- Name, Vorname des
TK-Anschlussinhabers,
- Referatsbezeichnung,
- Abrechnungszeitraum,
- Anzahl der Gebühreneinheiten,
- Gebührenbetrag.
Die Rechnung wird dem Mitarbeiter in einem verschlossenen Umschlag zugeleitet. Sie ist innerhalb der vorgegebenen Frist bei der Zahlstelle ............................................ zu begleichen.
Die Zahlstelle erhält als zahlungsbegründende Unterlage die Mitteilung über den jeweiligen Gebührenbetrag. Mit Zahlung der Rechnung gilt die Gebührenforderung durch den Nebenstelleninhaber als anerkannt.
In Zweifelsfällen kann der Nebenstelleninhaber beim Fernmeldesachbearbeiter ....................................................... bis zum Ablauf der Zahlungsfrist, jedoch spätestens bis zu sechs Wochen nach Quartalsende, einen detaillierten Ausdruck erstellen lassen. Diese Liste ist persönlich beim Fernmeldesachbearbeiter anzufordern und wird dem Nebenstelleninhaber in einem verschlossenen Umschlag zugeleitet. Sechs Wochen nach Quartalsende werden die gespeicherten Daten in der TK-Anlage gelöscht.